Organisationsentwicklung

Branche:

  • Holzverarbeitung, Treppenbau

Ausgangssituation:

  • Das Unternehmen fertigt im Zweischichtbetrieb hochwertige Treppen für Wohnhäuser und hat sich zu einem Partner für viele Planer, Architekten, Hausbaufirmen und Tischler entwickelt.
  • Um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden, gilt es die internen Prozesse im Zuge der Leistungs- und Qualitätssteigerung zu optimieren und zu standardisieren.
  • Dabei soll zugleich das Bewusstsein der Fertigungsmitarbeiter mit der ehr handwerklich geprägten Einstellung, eine industriellen Ausrichtung erfahren.

Ziel und Aufgabenstellung:

  • Ist-Zustandes mittels Prozessanalyse u.a. zu den Schwerpunkte Informations-, Arbeitsfluss, Datenmanagement erfassen
  • Soll-Zustandes in Form eines Workflows in Verwaltung und Produktion ausarbeiten
  • Maßnahmen zum Erreichen des Soll-Zustandes definieren und begleiten
  • vorhanden Softwaretools zur automatisierten Planung und Steuerung der täglichen Arbeitsaufgaben anpassen und einsetzen

Vorgehensweise:

  • Gemeinsam mit der Unternehmensführung wurde die Unternehmenssituation besprochen und analysiert. Daraus leiteten sich die Projektinhalte und Zielerwartungen ab. Nach Erklärung der einzelnen Prozessschritte was das Auftragsmanagement und -durchlauf anbetrifft, erfolgte ein Betriebsrundgang mit Information an die Belegschaft.
  • Danach wurde die Vorgehensweise nochmals präzisiert und zugleich vereinbart, dass zunächst in der Fertigung eine Prozessanalyse erfolgen muss, um vorhandene Optimierungspotenziale zu erschließen. Im administrativen Bereich lag in der Organisationsgröße bereits ein gutes Prozessniveau vor.
  • Die durchgeführte Arbeitsablaufanalyse verschaffte einen Überblick über den Material- und Informationsfluss im wertschöpfenden Bereich.
  • Danach wurden mehrere verantwortliche Mitarbeiter wie Meister, Produktionsleiter und Arbeitsvorbereiter interviewt, um daraus weiter Erkenntnisse über deren Tätigkeiten, die genutzten Softwaretools und den vorhandenen Erfahrungsschatz aus ihrer täglichen Arbeit in die Prozessanalyse einfließen zu lassen.
  • All diese Informationen flossen zudem in den Aufbau einer grafischen Prozessbeschreibung/Prozesslandkarte zum Abbild des Ist-Zustandes und als Orientierungshilfe zum Erkennen von Problemfeldern und deren Abhängigkeit mit ein.
  • Eine erstellte Funktionsmatrix ergänzte und strukturierte die Informationsaufbereitung.
  • Im Ergebnis dieser Prozessanalyse und den gewonnen Eindrücken wurde abschließend ein Maßnahmenkatalog erstellt.

Ergebnisse:

  • Aus den Erkenntnissen der durchgeführten Prozessanalyse und den daraus definierten und zum Teil schon umgesetzten Maßnahmen, reifte im Lauf des Projektes die unternehmerische Entscheidung, all diese Aktivitäten in einem Qualitätsmanagementsystem zu integrieren und dies auch abschließend auf Grundlage der Norm DIN ISO 9001:2015 zertifizieren zu lassen.
  • Bei den erkannten Verbesserungspotenzialen wurde zügig auf die Erschließung dieser seitens der Geschäftsführung gedrängt, um gleich die Wirksamkeit der definierten Maßnahmen innerhalb des Beratungszeitraums zu überprüfen.
  • Im Zuge dessen konnte auch auf die vorhandenen Funktionalitäten der vorhanden IT-Systeme zurückgegriffen werden, was sich als sehr vorteilhaft erwies.
  • Zugleich wurde darauf geachtet, welche Themen können in das QM-System integriert werden, um von Beginn an den notwendigen Praxisbezug herzustellen.
  • Durch die kooperative Zusammenarbeit mit dem Beratungskunden konnten die gesteckten Ziele vollständig und effektiv umgesetzt werden.
  • Die eingeleiteten Maßnahmen betrafen vernehmlich das Organisieren und Abstimmen der Funktionsbereiche untereinander, den sogenannten Schnittstellen. Hier war es wichtig, klare Regelungen zu schaffen, wie die Zusammenarbeit verbessert werden kann und welche Aufgaben innerhalb der Wertschöpfung vorgelagert werden, um Probleme in der späteren Auftragsbearbeitung zu reduzieren und gar zu vermeiden.
  • Des Weiteren wurde ein mitarbeiterbezogene Aufgabenverwaltung aufgebaut. Die einzelnen Aufgaben werden gemäß des eingestellten Turnus veranlasst und deren Erfüllung wird somit systemgeleitet überwacht.
  • In der Fertigung wurde ein großer Monitor installiert, der jeden Mitarbeiter ermöglicht den Produktionsplan nebst Veränderung aktuell für sich zu erfassen.
  • Ein weiterer Schwerpunkt war die Neugestaltung der Arbeitsbegleitpapiere, um auch hier die fertigungsrelevanten Informationen, in der notwendigen Qualität, Vollständigkeit sowie Übersichtlichkeit dem Herstellungsprozess zur Verfügung zu stellen.
  • All diese Maßnahmen wurden von den meisten Mitarbeiter als Unterstützung bewertet und fanden somit die notwendige Akzeptanz.

Unternehmensberatung

Stefan Eisentraudt
Minnastraße 28
D-96524 Föritztal / Thüringen
OT Neuhaus-Schierschnitz

 
 
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