Branche:

• Kunststoffverarbeitung, Verpackungsmittelherstellung

Ausgangssituation:

• Ein mittelständischer Kunststoffverarbeiter stellt Flaschen und Behälter im Blasverfahren mit einem entsprechenden Warenumlauf her.
• Bedingt durch die gestiegene Zahl der unterschiedlich gefertigten Artikel erfordert es der Einführung eines ERP-Systems.
• Mit diesem Tool sollen zukünftig die Geschäftsprozesse Einkauf, Verkauf, Auftragsmanagement, Produktionssteuerung, Warenwirtschaft, Betriebsdatenerfassung geplant, gesteuert und überwacht werden.
• Eine Dokumentenverwaltung für die konzeptionelle Entwicklung neuer Produkte, mit den dazugehöringen Formen, Werkzeugen und Zeichnungen runden das Gesamtpaket ab.

Ziel und Aufgabenstellung:

• Vorbereitung Einführung eines neuen ERP Systems
• Ist-Analyse Unternehmensdaten/Geschäftsprozesse
• Erstellung Anforderungsprofil/Lastenheft
• Berücksichtigung Funktionsumfang, Anzahl Anwender, Mengengerüst, etc.
• Bewertung von externen Angeboten
• Kriterien für Anbieterauswahl definieren
• Erarbeitung von Handlungsempfehlungen

Vorgehensweise:

• Zu Beginn wurde Grundlegendes zum Thema ERP-System besprochen und ausgetauscht. Damit fanden alle Projektbeteiligten auf einen nahezu einheitlichen Wissensstand zusammen. Anschließend sind die notwenigen Schritte und die Herangehensweise zur Auswahl eines ERP-Anbieters festgelegt worden.
• Durch die Bestandsaufnahme in Form der Prozessanalyse hinsichtlich Daten und Informationsflüsse konnte der Funktionsumfang und die Nutzeranforderung an das zukünftige ERP-System festgelegt werden. Die Analyse und Auswertung der im Unternehmen angelegten Stamm- und anfallenden Bewegungsdaten, Anzahl Anwender und Schnittstellen ergänzten das Anforderungsprofil.
• Mit dem ermittelten Mengengerüst wurde die notwendige Leistungsfähigkeit der Datenbank bestimmt und aus dieser Gesamtbetrachtung der zu erwartenden Einführungsaufwand abgeschätz.
• Diese Analyseergebnisse und Informationen waren Grundlagen für die Erstellung des Lastenheftes.
• Über Recherchen im Internet, Branchenverzeichnisse und Listung bei Vermittlerbörsen konnte eine entsprechende Auswahl an unterschiedlichsten ERP-Softwareanbietern aus dem Kunststoffverarbeitungssektor zusammengetragen werden.
• Aus diesem Pool von über 30 Anbietern sind mittels Kriterienkataloges vier Anbieter herausgelöst worden, welche zu einer persönlichen Produktpräsentation letztendlich eingeladen wurden.
• Im Ergebnis dieser Vorführungsrunden stand zum einen ein persönliches Kennenlernen, Eindruck über das Softwareprodukt und ein daraus resultierendes Angebot.
• Mit diesem Kenntnisstand und dem Preisüberblick konnte letztendlich ein finaler Anbieter ermittelt werden, mit dem die nächsten Schritte der Umsetzung/Einführung getätigt wurden.

Ergebnisse:

• Am Ende des Beratungsprojektes konnte aus einer Vielzahl von Softwareanbieter ein Partner gewonnen werden, welcher das Anforderungsprofil an das geplanten ERP-Systems erfüllt und sich im Rahmen der Budgetplanung bewegt.
• Des Weiteren sind die bisher vorhanden Stammdaten geprüft und zum Teil auch bereinigt worden, so dass diese rasch in das neue System importiert werden können.
• Auch strukturelle Erweiterungen der Stammdaten sind erfolgt, um zum einen die Artikelbeschreibung/-anlage zu detaillieren und Suchfilter bzw. Auswertungen zu verfeinern.
• Eine Prozessanpassung hinsichtlich der internen Abläufe wurde diskutiert und in Abgleich mit der Software auch vorgenommen. Somit sind erste vorbereitende Schritte für die Einführung und Implementierung des ERP-Systems abgeschlossen.
• In Anbetracht der Komplexität ein ERP-System in die laufenden Geschäftsprozesse zu integrieren und danach effektiv zu nutzen, bedarf es Unterstützung mit der notwendigen Erfahrung und Fachkenntnis, dadurch konnte zugleich von Beginn an im engen Austausch mit der Geschäftsleitung des Unternehmens zur Sacharbeit übergegangen werden und verkürzte die Orientierungsphase und Standortbestimmung um ein erhebliches Maß.
• Der Berater fugierter im Rahmen dieses Projektes zugleich als erster Ansprechpartner bei externen Anfragen, so dass durch ständige Kontaktaufnahme von Softwareanbietern das Tagesgeschäft der Entscheidungsträger im Unternehmen kaum beeinträchtigt wurde.